Quanto tempo devo guardar documentos fiscais e trabalhistas?

Manter a organização e o armazenamento adequado de documentos fiscais e trabalhistas é fundamental para a conformidade legal e a gestão eficiente de uma empresa. A legislação brasileira estabelece prazos específicos para a guarda desses documentos, garantindo a proteção dos direitos trabalhistas e o cumprimento das obrigações fiscais. Neste guia, vamos detalhar os prazos necessários para guardar documentos fiscais e trabalhistas, ajudando sua empresa a evitar problemas legais e a manter uma administração eficaz.

Importância da guardar documentos

A guarda adequada de documentos fiscais e trabalhistas é essencial por vários motivos:

• Conformidade Legal: Atender às exigências legais evita multas e penalidades.
• Auditorias e Fiscalizações: Facilita a resposta a auditorias e fiscalizações de órgãos governamentais.
• Direitos dos Trabalhadores: Protege os direitos dos trabalhadores e assegura a comprovação de vínculos empregatícios e pagamentos.
• Gestão Financeira: Auxilia na gestão financeira e na tomada de decisões informadas.

Prazos para guardar documentos fiscais

Os documentos fiscais devem ser mantidos por períodos específicos, conforme a legislação vigente:

1. Notas Fiscais

• Prazo de Guarda: 5 anos
• Base Legal: Art. 173, I, do Código Tributário Nacional (CTN)
• Observação: As notas fiscais devem ser guardadas por 5 anos a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ser efetuado.

2. Livros Fiscais

• Prazo de Guarda: 5 anos
• Base Legal: Art. 173, I, do CTN
• Observação: Inclui livros como o Livro de Registro de Entradas e Saídas e o Livro de Apuração do ICMS.

3. Declaração de Imposto de Renda

• Prazo de Guarda: 5 anos
• Base Legal: Art. 173, I, do CTN
• Observação: Inclui todas as declarações anuais e os comprovantes de pagamento.

Prazos para guardar documentos trabalhistas

Os documentos trabalhistas possuem prazos variados, de acordo com as especificidades de cada documento:

1. Ficha de Registro de Empregados

• Prazo de Guarda: Indeterminado
• Base Legal: Art. 41 da CLT
• Observação: Deve ser mantido enquanto perdurar o vínculo empregatício e após a rescisão do contrato.

2. Folha de Pagamento

• Prazo de Guarda: 5 anos
• Base Legal: Art. 7º, XXIX, da Constituição Federal
• Observação: Compreende todas as informações sobre remunerações, descontos e adicionais.

3. Guia de Recolhimento do FGTS

• Prazo de Guarda: 30 anos
• Base Legal: Súmula 362 do TST
• Observação: Inclui guias de recolhimento e comprovantes de pagamento.

4. Acordos e Convenções Coletivas de Trabalho

• Prazo de Guarda: 5 anos
• Base Legal: Art. 7º, XXIX, da Constituição Federal
• Observação: Documentos que estabelecem direitos e deveres adicionais acordados entre empregados e empregadores.

Dicas para a gestão de documentos

1. Digitalização

A digitalização de documentos é uma prática recomendada para facilitar o armazenamento e o acesso rápido às informações. No entanto, é importante assegurar que os documentos digitais possuam validade jurídica, seguindo os requisitos da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

2. Backup

Realize backups regulares dos documentos digitalizados, armazenando cópias em locais seguros e diferentes para prevenir a perda de informações.

3. Organização

Mantenha um sistema de organização eficiente, categorizando os documentos por tipo e data. Utilize etiquetas e pastas específicas para facilitar a localização e o gerenciamento dos arquivos.

Mantenha-se atento!

Esteja sempre atento às mudanças na legislação para garantir a conformidade contínua, assim, seus documentos não se perderão e ajudará sua empresa a evitar problemas legais, facilitar auditorias e proteger os direitos dos trabalhadores.